Cách xóa địa chỉ email trùng lặp khỏi danh sách
Hiểu về việc loại trùng email tự động, xóa các email lặp từ các bản xuất kết hợp và lọc các địa chỉ hệ thống mà không nhầm lẫn việc dọn dẹp với việc xác thực hộp thư.
Hướng dẫn này sử dụng Email Extractor để giải thích cách gộp địa chỉ trùng trong lượt quét và lọc địa chỉ hệ thống trước khi dọn dẹp bảng tính.
Mục lục
Xác định thế nào là địa chỉ email trùng lặp#
Hai bản ghi có thể chia sẻ cùng một địa chỉ email trong khi mang các URL nguồn hoặc ngày khác nhau. Nếu mục tiêu của bạn là một danh sách liên hệ với mỗi địa chỉ một hàng, những bản ghi đó có thể cần được kết hợp. Nếu mục tiêu của bạn là bằng chứng về nơi một địa chỉ xuất hiện, cả hai nguồn bản ghi đều có thể hữu ích. Hãy quyết định kết quả mà bạn cần trước khi xóa các hàng. Ví dụ, một hộp thư báo chí hiển thị trên năm trang vẫn là một hộp thư duy nhất, nhưng năm trang nguồn có thể giải thích mức độ liên quan của nó. Việc loại bỏ bản sao nên phản ánh mục đích đó thay vì coi mọi giá trị lặp lại là một lỗi.
Các địa chỉ trùng được Email Extractor tự động gộp#
Trong một lần quét, các giá trị email lặp lại được so sánh mà không coi phiên bản chữ hoa và chữ thường là các địa chỉ tiềm năng khác nhau. Một phần đầu, phần cuối và nội dung trang do đó có thể lặp lại cùng một địa chỉ mà không tạo ra ba địa chỉ không trùng lặp trong danh sách kết quả. Lịch sử nguồn và các xuất quét riêng biệt vẫn có thể chứa nhiều lần xuất hiện. Sự khác biệt này quan trọng khi bạn kết hợp các tệp từ nhiều ngày hoặc quy trình làm việc khác nhau. Việc loại trùng tự động khi quét không có nghĩa là mọi tệp trên thiết bị của bạn hoặc mọi bảng tính bên ngoài cũng đã được làm sạch. Hãy xem xét bộ kết quả cụ thể hoặc xuất mà bạn dự định sử dụng.
Chuẩn bị danh sách kết hợp trước khi xóa hàng#
Giữ một bản sao chưa được chỉnh sửa của tệp xuất hoặc bảng tính gốc. Xác định cột chứa địa chỉ email và tách nó ra khỏi URL nguồn, các dấu thời gian và ghi chú. Nếu bạn đã dán giá trị thủ công, hãy kiểm tra các khoảng trắng thừa, các dấu phân tách vô tình hoặc tiêu đề được chèn vào giữa danh sách. Không loại bỏ dấu câu bên trong một địa chỉ hợp lệ chỉ để làm các giá trị trông giống nhau. Cụ thể, các địa chỉ có thẻ cộng và các biến thể chính tả không tự động được coi là cùng một giá trị. Quá trình quét loại bỏ trùng lặp của Email Extractor không hứa hẹn việc hợp nhất các bí danh theo nhà cung cấp, vì vậy bất kỳ chuẩn hóa bổ sung nào cũng nên là quyết định riêng biệt có chủ đích.
Xóa địa chỉ email trùng lặp trong Excel#
Trong Excel, chọn phạm vi để xem lại và mở công cụ Loại bỏ trùng lặp dưới mục Dữ liệu. Khi đơn vị mong muốn là một hàng cho mỗi địa chỉ email, hãy chọn cột email làm khóa so sánh thay vì yêu cầu mọi trường nguồn hoặc một mốc thời gian phải khớp. Giữ tiêu đề được xác định đúng và kiểm tra số lượng còn lại sau đó. Đây là bước xử lý bảng tính bên ngoài, không phải là tính năng nhập và dọn sạch bổ sung bên trong Email Extractor. Giữ lại bảng gốc nếu các hàng nguồn bị loại vẫn quan trọng đối với nghiên cứu của bạn. Hướng dẫn liên kết của Microsoft giải thích cách các cột được chọn xác định những bản ghi nào được tính là trùng lặp.
Loại bỏ các bản trùng lặp trong Google Sheets#
Trong Google Sheets, chọn phạm vi thích hợp và sử dụng Dữ liệu, Dọn dẹp dữ liệu, sau đó Loại bỏ trùng lặp. Chọn các cột xác định bản sao cho nhiệm vụ của bạn và xác nhận xem phạm vi có tiêu đề hay không. Chỉ chọn trường email có thể tạo danh sách địa chỉ không trùng lặp; so sánh email cộng với nguồn có thể giữ lại nhiều xuất hiện từ các nguồn khác nhau. Xem qua một vài giá trị bị lặp trước và sau khi dọn dẹp để xác nhận rằng bạn đã áp dụng quy tắc dự định. Trang trợ giúp của Google cũng giải thích các tùy chọn dọn dẹp liên quan. Một bản sao của bảng nhập cung cấp cho bạn một tham chiếu nếu sau này bạn cần các hàng nguồn gốc ban đầu.
Lọc noreply và các địa chỉ email hệ thống khác riêng biệt#
Loại bỏ bản sao và lọc địa chỉ hệ thống trả lời những câu hỏi khác nhau. Một địa chỉ có thể là duy nhất nhưng vẫn là hộp thư noreply hoặc postmaster. Tùy chọn địa chỉ hệ thống quét trang có thể loại trừ các mẫu phổ biến như noreply, no-reply, unsubscribe, mailer-daemon và postmaster. Kiểm tra các trường hợp bất thường vì đây là các quy tắc văn bản, không phải phân loại xem mỗi hộp thư có được một người nhận hay không. Nếu một nhiệm vụ cụ thể liên quan đến hộp thư hệ thống, tắt bộ lọc tương ứng trong khi xem xét trang đó. Không xóa các địa chỉ vai trò bình thường như support hoặc press chỉ vì chúng là hộp thư nhóm được chia sẻ.
Kiểm tra danh sách cuối cùng trước khi xuất lại#
So sánh số địa chỉ được giữ lại với phạm vi mong đợi của bạn và kiểm tra một mẫu các giá trị đã được kết hợp. Giữ thông tin nguồn trong một tệp tham chiếu riêng nếu cần, sau đó xuất danh sách làm việc tập trung. Một địa chỉ email không trùng lặp vẫn có thể đã lỗi thời, bị nhập sai hoặc không thể nhận thư: loại bỏ trùng lặp không phải là kiểm tra hộp thư. Tương tự, việc loại bỏ các địa chỉ hệ thống không chứng minh rằng các liên hệ còn lại phù hợp cho mọi mục đích. Kết quả thực tế là một danh sách rõ ràng hơn với quy tắc so sánh rõ ràng, thay vì đưa ra một tuyên bố lớn hơn về chất lượng hoặc quyền sở hữu của mọi hộp thư.
Tài liệu tham khảo
Thực hiện quy trình này
Đọc tài liệu liên quan về các điều khiển và giới hạn sản phẩm được sử dụng ở đây. Liên hệ hỗ trợ nếu bạn cần trợ giúp với một kết quả cụ thể.
Email ExtractorTải xuống Email Extractor
Tìm địa chỉ email trên các trang web và biến kết quả của bạn thành một danh sách có thể sử dụng.
