ขั้นตอนด้านล่างใช้ ChatVault ซึ่งเป็นส่วนขยายเบราว์เซอร์ของเราสำหรับสำรองและส่งออกแชท WhatsApp Web
สำหรับการเลือกกลุ่มและดาวน์โหลดแฟ้มข้อมูล ให้ทำตาม คู่มือส่งออกครั้งแรก.
เลือกกลุ่มและวัตถุประสงค์ของการเก็บข้อมูล
เปิดกลุ่มที่ต้องการเก็บจริง ๆ ใน WhatsApp Web ชื่อคล้ายกันหรือกลุ่มที่เปลี่ยนชื่ออาจทำให้สับสน จึงควรตรวจสอบบทสนทนาล่าสุดและผู้เข้าร่วมก่อนส่งออก ตัดสินใจว่าต้องการข้อมูลอ้างอิงส่วนตัว บันทึกโครงการ หรือสำเนาที่อ่านได้สำหรับผู้รับที่มีสิทธิ์
บทสนทนากลุ่มมีข้อมูลของผู้อื่นอยู่ด้วย ตรวจสอบสิ่งที่จะแชร์ก่อนแจกแฟ้มข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อข้อความมีข้อมูลติดต่อ ภาพถ่าย หรือการสนทนางานภายใน
ส่งออกกลุ่มที่เลือกจาก WhatsApp Web
- เปิดกลุ่มและรอให้บทสนทนาโหลด
- ตรวจสอบข้อความเก่าหนึ่งข้อความและไฟล์แนบสำคัญหนึ่งรายการ
- เปิด ChatVault และเลือกกลุ่มในรายการแชท
- เลือก HTML, TXT, CSV, Excel หรือ JSON ตามงานที่ต้องการทำ
- เริ่มสำรองข้อมูลและเปิดป๊อปอัปไว้จนดาวน์โหลด ZIP เสร็จ
- แตกไฟล์ลงในโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อชัดเจน
ใช้ HTML เมื่อต้องการอ่านกลุ่มเป็นบทสนทนา ใช้ CSV หรือ Excel เมื่อต้องการกรองข้อความตามผู้ส่ง หรือตรวจสอบหัวข้อเฉพาะในตาราง
แสดงข้อมูลผู้ส่งและวันเวลาไว้
ตรวจสอบว่าเอกสารที่ส่งออกแสดงผู้ส่งอย่างไร ชื่ออาจมาจากข้อมูลรายชื่อติดต่อที่เข้าถึงได้ในเซสชัน WhatsApp ของคุณ อย่าถือว่าชื่อที่แสดงเป็นตัวตนที่ยืนยันแล้ว เพียงเพราะปรากฏในแชท
เมื่อสร้างรายงานหรือเลือกข้อความ ให้เก็บวันเวลาและช่องผู้ส่งไว้ข้างข้อความ ข้อความที่แยกจากข้อมูลว่าใครเขียนและส่งเมื่อใดอาจตีความได้ยาก โดยเฉพาะในกลุ่มที่สนทนาอย่างรวดเร็ว
เก็บไฟล์แนบที่อธิบายการสนทนา
กลุ่มอาจอ้างถึงไฟล์ว่า «ฉบับด้านบน» หรือคุยเรื่องการเปลี่ยนแปลงในภาพ เก็บสื่อที่เข้าถึงได้ไว้กับไฟล์ส่งออกหลัก เพื่อให้การอ้างอิงเหล่านั้นยังมีประโยชน์ แตก ZIP ทั้งชุดและรักษาโครงสร้างโฟลเดอร์ที่สร้างไว้
ตรวจสอบสื่อที่สำคัญต่อบันทึก เช่น เอกสารโครงการฉบับสุดท้ายหรือภาพที่กล่าวถึงในการตัดสินใจ หากไฟล์แนบหายไป ให้ตรวจสอบรายงานการส่งออกและกลุ่มต้นฉบับก่อนระบุว่าแฟ้มข้อมูลครบถ้วน
สร้างบันทึกที่มีประโยชน์โดยไม่เขียนบทสนทนาใหม่
เก็บแฟ้มที่ไม่แก้ไขไว้เป็นต้นทาง หากต้องการบทสรุป ให้สร้างเอกสารแยกที่เชื่อมการตัดสินใจกับวันที่และข้อความที่เกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงการแก้ข้อความที่ส่งออกเดิมเพื่อให้บทสนทนาดูชัดเจนขึ้น
สำหรับกลุ่มที่ใช้งานต่อเนื่อง ให้ใช้รูปแบบชื่อที่สม่ำเสมอและดัชนีช่วงเวลาที่ส่งออก หมายเหตุสั้น ๆ ที่อธิบายชื่อกลุ่ม วันที่ส่งออก และขอบเขตที่ตั้งใจเก็บ ช่วยให้ผู้อ่านคนอื่นเข้าใจบันทึกโดยไม่ต้องคาดเดา
คำถามที่พบบ่อย
เก็บแชทกลุ่มแทนบทสนทนาระหว่างสองคนได้หรือไม่?
เลือกกลุ่มที่ต้องการใน ChatVault ขณะที่เข้าถึงได้ใน WhatsApp Web แล้วดำเนินขั้นตอนส่งออก ตรวจสอบชื่อกลุ่มและข้อความที่รู้จักบางข้อความในแฟ้มที่ดาวน์โหลดมา
แชร์กลุ่มที่ส่งออกกับทุกคนได้หรือไม่?
พิจารณาความเป็นส่วนตัวของบทสนทนาและสิทธิ์ของผู้เข้าร่วมก่อนแชร์ จำกัดไฟล์แนบและข้อมูลส่วนตัวให้เฉพาะผู้รับที่ควรได้รับ