নিচের ধাপগুলোতে ChatVault ব্যবহার করা হয়েছে। এটি WhatsApp Web চ্যাটের ব্যাকআপ ও এক্সপোর্টের জন্য আমাদের ব্রাউজার এক্সটেনশন।
গ্রুপ বাছা ও আর্কাইভ নামাতে অনুসরণ করুন: প্রথম এক্সপোর্ট নির্দেশিকা।
গ্রুপ ও আর্কাইভের উদ্দেশ্য বাছুন
WhatsApp Web-এ ঠিক যে গ্রুপটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন। কাছাকাছি নাম বা নাম বদলানো গ্রুপ বিভ্রান্ত করতে পারে, তাই এক্সপোর্টের আগে সাম্প্রতিক কথোপকথন ও সদস্যদের দেখুন। ব্যক্তিগত রেফারেন্স, প্রকল্পের রেকর্ড নাকি অনুমোদিত প্রাপকের জন্য পাঠযোগ্য কপি দরকার, ঠিক করুন।
গ্রুপের কথোপকথনে অন্যদের তথ্য থাকে। আর্কাইভ বিতরণের আগে কী শেয়ার করতে চান তা দেখুন, বিশেষত বার্তায় যোগাযোগের বিবরণ, ছবি বা কাজের অভ্যন্তরীণ আলোচনা থাকলে।
WhatsApp Web থেকে নির্বাচিত গ্রুপ এক্সপোর্ট
- গ্রুপ খুলে লোড হতে দিন।
- পুরোনো বার্তা ও গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তি দেখুন।
- ChatVault খুলে তালিকায় গ্রুপ বাছুন।
- কাজ অনুযায়ী HTML, TXT, CSV, Excel বা JSON নিন।
- ব্যাকআপ চালিয়ে ZIP নামা পর্যন্ত পপআপ খোলা রাখুন।
- স্পষ্ট নামের ফোল্ডারে আনজিপ করুন।
আলোচনা হিসেবে পড়তে HTML; প্রেরক ছাঁকা বা টেবিলে নির্দিষ্ট বিষয় দেখতে CSV বা Excel নিন।
প্রেরকের তথ্য ও সময় দৃশ্যমান রাখুন
নথিতে প্রেরক কীভাবে দেখায় দেখুন। নাম আপনার WhatsApp সেশনের পরিচিতির তথ্যের ওপর নির্ভর করতে পারে। চ্যাটে দেখায় বলেই যাচাইকৃত পরিচয় ভাববেন না।
রিপোর্ট তৈরি বা বার্তা বাছাইয়ের সময় লেখার পাশে নথিভুক্ত সময় ও প্রেরকের ক্ষেত্র রাখুন। কে লিখেছেন ও কখন পাঠিয়েছেন তা থেকে আলাদা করা বার্তা বোঝা কঠিন হতে পারে, বিশেষত দ্রুত আলোচনা চলা গ্রুপে।
আলোচনা বোঝায় এমন সংযুক্তি রাখুন
গ্রুপ কোনো ফাইলকে “উপরের সংস্করণ” বলতে পারে বা ছবিতে দেখানো পরিবর্তন নিয়ে আলোচনা করতে পারে। উপলব্ধ মিডিয়া মূল এক্সপোর্ট ফাইলের সঙ্গে রাখুন, যাতে ওই উল্লেখগুলো কার্যকর থাকে। পুরো ZIP আনজিপ করে তৈরি ফোল্ডার কাঠামো রাখুন।
রেকর্ডের জন্য গুরুত্বপূর্ণ মিডিয়া দেখুন, যেমন প্রকল্পের চূড়ান্ত নথি বা কোনো সিদ্ধান্তে উল্লেখ করা ছবি। সংযুক্তি না থাকলে আর্কাইভকে সম্পূর্ণ বলার আগে এক্সপোর্ট রিপোর্ট ও মূল গ্রুপ দেখুন।
কথোপকথন না বদলে কার্যকর রেকর্ড
অপরিবর্তিত আর্কাইভ উৎস রাখুন। সারাংশ হলে আলাদা নথিতে সিদ্ধান্তের তারিখ ও প্রাসঙ্গিক বার্তা যুক্ত করুন। স্পষ্ট মনে করাতে মূল লেখা সম্পাদনা করবেন না।
চলমান গ্রুপের জন্য একই নামকরণ পদ্ধতি ও এক্সপোর্ট করা সময়কালের সূচি রাখুন। গ্রুপের নাম, এক্সপোর্টের তারিখ ও নির্ধারিত পরিধি ব্যাখ্যা করা ছোট নোট অন্য পাঠককে আন্দাজ না করে রেকর্ড বুঝতে সাহায্য করে।
প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
ব্যক্তিগত চ্যাটের বদলে গ্রুপ রাখা যায়?
কাঙ্ক্ষিত গ্রুপ WhatsApp Web-এ উপলব্ধ থাকলে সেটি ChatVault-এ বেছে এক্সপোর্টের প্রক্রিয়া চালান। ডাউনলোড করা আর্কাইভে গ্রুপের নাম ও কয়েকটি পরিচিত বার্তা যাচাই করুন।
গ্রুপ এক্সপোর্ট সবাইকে দেওয়া যায়?
আগে গোপনীয়তা ও সদস্যের অধিকার ভাবুন। সংযুক্তি ও ব্যক্তিগত তথ্য কেবল যাদের পাওয়া উচিত তাদের দিন।