Kuinka poistaa toistuvat sähköpostiosoitteet listalta
Ymmärrä automaattinen sähköpostin kaksoiskappaleiden poisto, poista toistot yhdistetyistä vientitiedostoista ja suodata järjestelmäosoitteet sekoittamatta siivousta postilaatikon vahvistukseen.
Tämä opas käyttää Email Extractor selittääksesi skannauksen päällekkäisyyden poiston ja järjestelmän osoitesuodatuksen ennen taulukon siivousta.
Sisällys
Päätä, mikä lasketaan toistuvaksi sähköpostiosoitteeksi#
Kaksi tietuetta voivat käyttää samaa sähköpostiosoitetta, vaikka niillä olisi eri lähde-URL-osoitteita tai päivämääriä. Jos tavoitteesi on yhteystietoluettelo, jossa on yksi rivi per osoite, nämä tietueet saattavat tarvita yhdistämistä. Jos tavoitteesi on todistaa, missä osoite on esiintynyt, molemmat lähdetietueet voivat olla hyödyllisiä. Päätä, minkä tuloksen tarvitset, ennen kuin poistat rivejä. Esimerkiksi viestintäpostilaatikko, joka näkyy viidellä sivulla, on silti yksi postilaatikko, mutta viisi lähdesivua saattavat selittää sen merkityksen. Päällekkäisten tietojen poistamisen tulisi heijastaa tätä tarkoitusta sen sijaan, että jokainen toistettu arvo käsitellään virheenä.
Mitkä toistot Email Extractor poistaa automaattisesti#
Skannauksen aikana toistuvat sähköpostiarvot verrataan ilman, että kirjoitusasu isoilla ja pienillä kirjaimilla katsotaan eri ehdokkaiksi. Otsikko, alatunniste ja sivun sisältö voivat siis toistaa saman osoitteen ilman, että tuloslistaan muodostuu kolme eri osoitetta. Lähdehistorian ja erillisten skannausvientien avulla voi silti esiintyä useita toistoja. Tämä ero on tärkeä, kun yhdistät tiedostoja usealta päivältä tai työnkulusta. Automaattinen skannauksen duplikaattien poisto ei tarkoita, että jokainen tiedosto laitteellasi tai jokainen ulkoinen taulukko olisi myös puhdistettu. Tarkista erityinen tulosjoukko tai vienti, jota aiot käyttää.
Valmistele yhdistetty lista ennen rivien poistamista#
Säilytä koskematon kopio alkuperäisestä viennistä tai taulukosta. Tunnista sarake, joka sisältää sähköpostiosoitteen, ja erottele se lähde-URL-osoitteista, aikaleimoista ja muistiinpanoista. Jos olet liittänyt arvot manuaalisesti, tarkista johtavat välilyönnit, vahingossa lisätyt erotinmerkit tai listan keskelle asetetut otsikot. Älä poista välimerkkejä kelvollisen osoitteen sisältä vain saadaksesi arvot näyttämään samanlaisilta. Erityisesti plus-tägätyt osoitteet ja kirjoitusvaihtelut eivät automaattisesti ole sama arvo. Email Extractorin skannauksen tuplien poisto ei takaa tarjoajakohtaisten aliasien yhdistämistä, joten tee kaikki lisänormalisoinnit tietoisena erillisenä päätöksenä.
Poista kaksoissähköpostiosoitteet Excelissä#
Valitse Excel-ohjelmassa tarkistettava alue ja avaa Poista kaksoiskappaleet -komento Tiedot-valikon alta. Kun tarkoituksena on yksi rivi per sähköpostiosoite, valitse vertailuavaimeksi sähköpostisarake sen sijaan, että vaatisit kaikkien lähde- tai aikaleimasarakkeiden täsmäävän. Säilytä otsikot oikein tunnistettuina ja tarkista jäljellä oleva määrä sen jälkeen. Tämä on ulkoinen taulukkoaskel, ei ylimääräinen tuo-ja-puhdista -toiminto Email Extractorissa. Säilytä alkuperäinen taulukko, jos hylätyt lähderivit ovat edelleen merkityksellisiä tutkimuksellesi. Microsoftin linkitetty ohje selittää, miten valitut sarakkeet määrittävät, mitkä tiedot lasketaan kaksoiskappaleiksi.
Poista kaksoiskappaleet Google Sheetsissä#
Valitse Google Sheetsissä asiaankuuluva alue ja käytä Tiedot, Tietojen puhdistus, sitten Poista duplikaatit. Valitse sarakkeet, jotka määrittävät duplikaatin tehtävääsi varten, ja vahvista, onko alueessa otsikot. Pelkän sähköpostikentän valitseminen voi tuottaa yksilöllisen osoitelistauksen; sähköpostin ja lähteen vertaaminen voi säilyttää useita lähteen esiintymiä. Tarkista muutama toistuva arvo ennen ja jälkeen puhdistuksen varmistaaksesi, että olet soveltanut halutun säännön. Googlen ohjesivu selittää myös siihen liittyviä puhdistusvaihtoehtoja. Tuodun laskentataulukon kopio antaa sinulle vertailukohdan, jos tarvitset myöhemmin alkuperäisiä lähderivejä.
Suodata noreply ja muut järjestelmän sähköpostiosoitteet erikseen#
Duplikaattien poisto ja järjestelmäosoitteiden suodatus vastaavat eri kysymyksiin. Osoite voi olla yksilöllinen, mutta silti olla noreply tai postmaster postilaatikko. Sivujen skannausjärjestelmän osoitevaihtoehto voi sulkea pois yleisiä malleja, kuten noreply, no-reply, unsubscribe, mailer-daemon ja postmaster. Tarkista epätavalliset tapaukset, koska nämä ovat tekstisääntöjä, eivät luokittelu siitä, saavuttaako jokainen postilaatikko henkilön. Jos tehtävä koskee nimenomaisesti järjestelmäpostilaatikoita, kytke asiaankuuluva suodatin pois päältä tarkistaessasi kyseisen sivun. Älä poista tavallisia rooliosoitteita, kuten support tai press, pelkästään siksi, että ne ovat jaettuja tiimin postilaatikoita.
Tarkista lopullinen lista ennen uudelleenvientia#
Vertaile säilytettyjen osoitteiden määrää odotettuun laajuuteesi ja tarkista otos arvoista, jotka yhdistettiin. Säilytä tarvittaessa lähdetiedot erillisessä viitetiedostossa ja vie sitten rajattu työlista. Yksilöllinen sähköpostiosoite voi silti olla vanhentunut, kirjoitusvirheellinen tai toimituskelvoton: päällekkäisyyksien poisto ei ole postilaatikon varmistamista. Samoin järjestelmäosoitteiden poistaminen ei varmista, että jäljelle jääneet kontaktit sopivat kaikkiin tarkoituksiin. Käytännön tuloksena on selkeämpi lista, jossa on selkeä vertailusääntö, eikä suurempi väite jokaisen postilaatikon laadusta tai omistajuudesta.
Viitteet
Ota tämä työnkulku käyttöön
Lue asiaankuuluva dokumentaatio tuotteen ohjaimista ja rajoituksista, joita tässä käytetään. Ota yhteyttä tukeen jos tarvitset apua tietyn tuloksen kanssa.
Email ExtractorLataa Email Extractor
Etsi sähköpostiosoitteita verkkosivuilta ja tee tuloksistasi lista, jota voit käyttää.
