Các bước dưới đây sử dụng ChatVault, tiện ích trình duyệt của chúng tôi để sao lưu và xuất cuộc trò chuyện WhatsApp Web.
Để chọn nhóm và tải kho lưu trữ của nhóm, hãy làm theo hướng dẫn xuất lần đầu.
Chọn nhóm và mục đích lưu trữ
Mở đúng nhóm bạn muốn lưu trong WhatsApp Web. Các nhóm có tên giống nhau hoặc đã đổi tên có thể gây nhầm lẫn, nên hãy kiểm tra cuộc trò chuyện gần đây và thành viên trước khi xuất. Xác định bạn cần tài liệu tham khảo cá nhân, hồ sơ dự án hay bản dễ đọc cho người được phép nhận.
Cuộc trò chuyện nhóm chứa thông tin của người khác. Kiểm tra những gì bạn định chia sẻ trước khi gửi kho lưu trữ, nhất là khi tin nhắn có thông tin liên hệ, ảnh hoặc trao đổi nội bộ về công việc.
Xuất nhóm đã chọn từ WhatsApp Web
- Mở nhóm và để cuộc trò chuyện tải xong.
- Kiểm tra một tin nhắn cũ và một tệp đính kèm quan trọng.
- Mở ChatVault và chọn nhóm trong danh sách trò chuyện.
- Chọn HTML, TXT, CSV, Excel hoặc JSON theo công việc bạn dự định thực hiện.
- Chạy sao lưu và giữ cửa sổ tiện ích mở cho đến khi ZIP được tải xuống.
- Giải nén kho lưu trữ vào thư mục có tên rõ ràng.
Dùng HTML nếu muốn đọc nội dung nhóm dưới dạng cuộc trò chuyện. Dùng CSV hoặc Excel nếu muốn lọc tin nhắn theo người gửi hoặc xem một chủ đề cụ thể trong bảng.
Giữ thông tin người gửi và dấu thời gian hiển thị rõ
Kiểm tra cách người gửi được thể hiện trong tài liệu đã xuất. Tên có thể phản ánh thông tin liên hệ hiện có trong phiên WhatsApp của chính bạn. Đừng cho rằng tên hiển thị là danh tính đã xác minh chỉ vì tên đó xuất hiện trong trò chuyện.
Khi tạo báo cáo hoặc chọn tin nhắn, hãy giữ các trường dấu thời gian và người gửi bên cạnh nội dung. Tin nhắn bị tách khỏi người viết và thời điểm gửi có thể khó hiểu, nhất là trong nhóm trao đổi liên tục.
Giữ các tệp đính kèm giúp giải thích cuộc thảo luận
Nhóm có thể nhắc đến một tệp là "phiên bản ở trên" hoặc thảo luận về thay đổi thể hiện trong ảnh. Giữ nội dung đa phương tiện hiện có cùng tệp xuất chính để những tham chiếu đó vẫn hữu ích. Giải nén toàn bộ ZIP và giữ nguyên cấu trúc thư mục đã tạo.
Kiểm tra nội dung đa phương tiện quan trọng với hồ sơ, như tài liệu dự án cuối cùng hoặc ảnh được nhắc đến khi quyết định. Nếu thiếu tệp đính kèm, kiểm tra báo cáo xuất và nhóm gốc trước khi kết luận kho lưu trữ đã đầy đủ.
Tạo hồ sơ hữu ích mà không viết lại cuộc trò chuyện
Giữ kho lưu trữ chưa chỉnh sửa làm nguồn. Nếu cần bản tóm tắt, tạo tài liệu riêng liên kết các quyết định với ngày và tin nhắn liên quan. Tránh sửa văn bản xuất gốc để làm cuộc trò chuyện có vẻ rõ ràng hơn.
Với nhóm hoạt động thường xuyên, dùng cách đặt tên nhất quán và mục lục các giai đoạn đã xuất. Ghi chú ngắn giải thích tên nhóm, ngày xuất và phạm vi dự định giúp người khác hiểu hồ sơ mà không phải đoán.
Câu hỏi thường gặp
Có thể lưu trò chuyện nhóm thay cho trò chuyện giữa hai người không?
Chọn nhóm cần lưu trong ChatVault khi nhóm có sẵn trong WhatsApp Web, rồi thực hiện quy trình xuất. Kiểm tra tên nhóm và vài tin nhắn đã biết trong kho lưu trữ đã tải xuống.
Có thể chia sẻ nhóm đã xuất cho tất cả mọi người không?
Cân nhắc quyền riêng tư của cuộc trò chuyện và quyền của người tham gia trước khi chia sẻ. Chỉ cung cấp tệp đính kèm và thông tin cá nhân cho những người nên được nhận.