Alla olevien vaiheiden työkaluna on ChatVault, selainlaajennuksemme WhatsApp Web -keskustelujen varmuuskopiointiin ja vientiin.
Ryhmän valinnan ja arkiston lataamisen ohjeet: katso Ensimmäisen viennin opas.
Valitse ryhmä ja arkiston tarkoitus
Avaa WhatsApp Webissä juuri se ryhmä, jonka haluat tallentaa. Samankaltaiset nimet tai uudelleen nimetyt ryhmät voivat hämätä, joten tarkista viimeaikainen keskustelu ja osallistujat ennen vientiä. Päätä, tarvitsetko henkilökohtaisen vertailukopion, projektitallenteen vai luettavan kopion valtuutetulle vastaanottajalle.
Ryhmäkeskustelut sisältävät muiden ihmisten tietoja. Tarkista jaettava sisältö ennen arkiston jakamista, etenkin jos viestit sisältävät yhteystietoja, valokuvia tai sisäisiä työkeskusteluja.
Vie valittu ryhmä WhatsApp Webistä
- Avaa ryhmä ja anna keskustelun latautua.
- Tarkista vanhempi viesti ja tärkeä liite.
- Avaa ChatVault ja valitse ryhmä keskusteluluettelosta.
- Valitse HTML, TXT, CSV, Excel tai JSON suunnittelemasi tehtävän mukaan.
- Käynnistä varmuuskopiointi ja pidä ponnahdusikkuna avoinna, kunnes ZIP on ladattu.
- Pura arkisto selkeästi nimettyyn kansioon.
Käytä HTML-muotoa, kun haluat lukea ryhmän viestejä keskustelun muodossa. Käytä CSV- tai Excel-muotoa, kun haluat suodattaa viestejä lähettäjän mukaan tai tarkastella tiettyä aihetta taulukossa.
Pidä lähettäjätiedot ja aikaleimat näkyvissä
Tarkista, miten lähettäjät esitetään viedyssä asiakirjassa. Nimet voivat perustua omassa WhatsApp-istunnossasi saatavilla oleviin yhteystietoihin. Älä oleta, että näkyvä nimi on vahvistettu henkilöllisyys vain siksi, että se esiintyy keskustelussa.
Kun luot raporttia tai valitset viestejä, pidä aikaleimat ja lähettäjäkentät tekstin vieressä. Viestiä voi olla vaikea tulkita ilman kirjoittajaa ja lähetysajankohtaa, etenkin vilkkaassa ryhmässä.
Säilytä keskustelua selittävät liitteet
Ryhmässä voidaan viitata tiedostoon sanoilla ”yllä oleva versio” tai keskustella kuvassa näkyvistä muutoksista. Pidä saatavilla oleva media pääasiallisen vientitiedoston mukana, jotta viittaukset pysyvät hyödyllisinä. Pura koko ZIP ja säilytä luotu kansiorakenne.
Tarkista tallenteelle tärkeä media, kuten projektin lopullinen asiakirja tai päätöksessä mainittu kuva. Jos liite puuttuu, tarkista vientiraportti ja alkuperäinen ryhmä ennen arkiston nimeämistä täydelliseksi.
Luo hyödyllinen tallenne kirjoittamatta keskustelua uudelleen
Säilytä koskematon arkisto lähteenäsi. Jos tarvitset yhteenvedon, luo erillinen asiakirja, joka yhdistää päätökset niiden päivämääriin ja olennaisiin viesteihin. Älä muokkaa alkuperäistä vietyä tekstiä saadaksesi keskustelun näyttämään selkeämmältä.
Käytä jatkuvasti käytössä olevalle ryhmälle johdonmukaista nimeämistä ja vietyjen ajanjaksojen hakemistoa. Lyhyt huomautus ryhmän nimestä, vientipäivästä ja tarkoitetusta kattavuudesta auttaa toista lukijaa ymmärtämään tallenteen arvaamatta.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko tallentaa ryhmäkeskustelun kahdenkeskisen keskustelun sijaan?
Valitse haluttu ryhmä ChatVaultissa, kun se on saatavilla WhatsApp Webissä, ja tee sitten vienti. Tarkista ryhmän nimi ja muutama tuttu viesti ladatusta arkistosta.
Voinko jakaa viedyn ryhmäkeskustelun kaikille?
Huomioi keskustelun yksityisyys ja osallistujien oikeudet ennen jakamista. Rajaa liitteet ja henkilötiedot vain niille vastaanottajille, joiden kuuluu saada ne.