Alla olevien vaiheiden työkaluna on ChatVault, selainlaajennuksemme WhatsApp Web -keskustelujen varmuuskopiointiin ja vientiin.
Katso kenttiä ”Alkaen” ja ”Asti” sekä vuorokausirajoja koskevat ohjeet kohdasta Päivämäärävälit.
Määrittele ajanjakso, jonka todella tarvitset
Kirjaa säilytettävän keskustelun alku- ja loppupäivä. Hyödyllinen väli voi olla projektin kesto, perhetapahtuman ympärillä olevat päivät tai kalenterikuukausi. Ota ympäröivä keskustelu mukaan, jos päätös perustuu ennen varsinaista tapahtumaa lähetettyihin viesteihin.
Valitse ajanjakso tallenteen tarkoituksen mukaan, älä vain pienentääksesi latausta. Jos lopullinen päätös tehtiin seuraavana aamuna, arkiston päättäminen edellisen päivän keskiyöhön voi jättää hyödyllisimmän viestin pois.
Tarkista päivämäärät WhatsApp Webissä
Avaa valittu yhteyshenkilö tai ryhmä ja etsi viestejä molempien rajojen läheltä. Anna vanhemmalle historialle aikaa latautua. Etsi keskustelusta ajanjaksolta muistamasi ilmaus, jos tarvitset vertailukohdan.
Päivämäärävalinta kuvaa haluamiasi viestejä. Se ei voi tuoda selaimeen viestejä, jotka eivät ole saatavilla. Varmista ennen vientiä, että keskustelu sisältää historian olennaisen osan ja että tärkeät liitteet voidaan avata.
Tee vienti päivämäärävälin perusteella
- Avaa ChatVault, kun WhatsApp Web on avoinna.
- Valitse arkistoitava keskustelu.
- Aseta päivämäärävälin mukaisen viennin alku- ja loppupäivä päivämääräkenttiin.
- Valitse lukemiseen HTML tai jäsenneltyyn tarkasteluun CSV/Excel.
- Käynnistä varmuuskopiointi ja odota valmista ZIP-tiedostoa.
- Pura tiedosto ja tarkista ensimmäinen ja viimeinen olennainen aikaleima.
Säilytä valittua ajanjaksoa koskeva huomautus alkuperäisen arkiston mukana. Käyttöliittymän ohjeet: katso ChatVaultin vientiopas.
Tarkista rajojen lähellä olevat viestit huolellisesti
Vertaa viennin varhaisimpia ja uusimpia viestejä odottamiisi päivämääriin. Kiinnitä erityistä huomiota keskiyön lähellä oleviin viesteihin, varsinkin jos selain, taulukkolaskentaohjelma tai matkatiedot käyttävät erilaisia päivämäärä- tai kellonaikakäytäntöjä.
Jos viet laskentataulukon, tarkista aikaleimojen alkuperäiset arvot ennen uuden näyttömuodon käyttämistä. Paikallinen näyttömuoto voi saada saman päivämäärän näyttämään erilaiselta muuttamatta itse viestiä. Säilytä alkuperäinen tiedosto ennen muokkaamista.
Järjestä toistuvat viennit ilman aukkoja
Käytä johdonmukaista nimeämistä, esimerkiksi project-2026-09, project-2026-10 ja project-2026-11. Kirjaa jokainen katettu ajanjakso yksinkertaiseen hakemistoon, jotta näet, mitä on jo arkistoitu.
Jos kahden viennin ajanjaksot ovat tarkoituksella päällekkäin, kirjaa päällekkäisyys sen sijaan, että yhdistäisit toistuvat viestit ilman mainintaa. Pidä alkuperäiset ZIP-tiedostot erillään. Pieni dokumentoitu päällekkäisyys on helpompi tarkistaa kuin selittämätön aukko kuukausien välissä.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on hyvä päivämääräväli projektiarkistolle?
Ota mukaan työtä edeltävä keskustelu, aktiivisen projektin päivät ja mahdollinen jälkikeskustelu, johon lopputulos on kirjattu. Sopivat rajat riippuvat säilytettävästä asiayhteydestä.
Voinko järjestää viennit kuukausittain?
Kyllä. Nimeä kansiot johdonmukaisesti ja ylläpidä yksinkertaista hakemistoa vietyjen ajanjaksojen tiedoista. Tarkista rajapäivämäärät, jotta kokoelmaan ei jää tahattomia aukkoja.