Τα παρακάτω βήματα χρησιμοποιούν το ChatVault, την επέκτασή μας για το πρόγραμμα περιήγησης που δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας και εξάγει συνομιλίες WhatsApp Web.
Για την επιλογή ομάδας και τη λήψη του αρχείου της, ακολουθήστε τον οδηγό πρώτης εξαγωγής.
Επιλέξτε την ομάδα και τον σκοπό του αρχείου
Ανοίξτε ακριβώς την ομάδα που θέλετε να αποθηκεύσετε στο WhatsApp Web. Παρόμοια ονόματα ή μετονομασμένες ομάδες μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση, γι’ αυτό ελέγξτε την πρόσφατη συνομιλία και τους συμμετέχοντες πριν την εξαγωγή. Αποφασίστε αν χρειάζεστε προσωπική αναφορά, αρχείο έργου ή αναγνώσιμο αντίγραφο για εξουσιοδοτημένο παραλήπτη.
Οι ομαδικές συνομιλίες περιλαμβάνουν πληροφορίες άλλων ανθρώπων. Ελέγξτε τι σκοπεύετε να μοιραστείτε πριν διανείμετε το αρχείο, ειδικά όταν τα μηνύματα περιέχουν στοιχεία επικοινωνίας, φωτογραφίες ή εσωτερικές επαγγελματικές συζητήσεις.
Εξαγάγετε την επιλεγμένη ομάδα από το WhatsApp Web
- Ανοίξτε την ομάδα και αφήστε τη συνομιλία να φορτώσει.
- Ελέγξτε ένα παλαιότερο μήνυμα και ένα σημαντικό συνημμένο.
- Ανοίξτε το ChatVault και επιλέξτε την ομάδα στη λίστα συνομιλιών.
- Επιλέξτε HTML, TXT, CSV, Excel ή JSON ανάλογα με την εργασία που σχεδιάζετε.
- Ξεκινήστε τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας και κρατήστε το αναδυόμενο παράθυρο ανοιχτό μέχρι να ολοκληρωθεί η λήψη του ZIP.
- Αποσυμπιέστε το αρχείο σε φάκελο με σαφές όνομα.
Χρησιμοποιήστε HTML όταν θέλετε να διαβάσετε τα μηνύματα της ομάδας σε μορφή συνομιλίας. Χρησιμοποιήστε CSV ή Excel όταν θέλετε να φιλτράρετε μηνύματα ανά αποστολέα ή να ελέγξετε συγκεκριμένο θέμα σε πίνακα.
Κρατήστε ορατές τις πληροφορίες αποστολέα και τις χρονικές σημάνσεις
Ελέγξτε πώς παρουσιάζονται οι αποστολείς στο εξαγόμενο έγγραφο. Τα ονόματα μπορεί να αντανακλούν τα στοιχεία επαφών που είναι διαθέσιμα στη δική σας συνεδρία WhatsApp. Μην υποθέτετε ότι ένα εμφανιζόμενο όνομα είναι επαληθευμένη ταυτότητα απλώς επειδή υπάρχει στη συνομιλία.
Όταν δημιουργείτε αναφορά ή επιλέγετε μηνύματα, κρατήστε τις χρονικές σημάνσεις και τα πεδία αποστολέα δίπλα στο κείμενο. Ένα μήνυμα χωρίς πληροφορία για το ποιος το έγραψε και πότε στάλθηκε μπορεί να είναι δύσκολο να ερμηνευτεί, ειδικά σε μια ομάδα με γρήγορη ροή.
Διατηρήστε τα συνημμένα που εξηγούν τη συζήτηση
Μια ομάδα μπορεί να αναφέρεται σε ένα αρχείο ως «την παραπάνω έκδοση» ή να συζητά αλλαγές που φαίνονται σε φωτογραφία. Κρατήστε τα διαθέσιμα πολυμέσα με το κύριο αρχείο εξαγωγής, ώστε οι παραπομπές να παραμένουν χρήσιμες. Αποσυμπιέστε ολόκληρο το ZIP και διατηρήστε τη δομή φακέλων που δημιουργήθηκε.
Ελέγξτε τα πολυμέσα που είναι σημαντικά για το αρχείο, όπως το τελικό έγγραφο έργου ή μια φωτογραφία που αναφέρεται σε απόφαση. Αν λείπει συνημμένο, ελέγξτε την αναφορά εξαγωγής και την αρχική ομάδα πριν χαρακτηρίσετε το αρχείο πλήρες.
Δημιουργήστε χρήσιμο αρχείο χωρίς να ξαναγράψετε τη συνομιλία
Αποθηκεύστε το ανέπαφο αρχείο ως πηγή σας. Αν χρειάζεστε σύνοψη, δημιουργήστε ξεχωριστό έγγραφο που συνδέει τις αποφάσεις με τις ημερομηνίες και τα σχετικά μηνύματα. Αποφύγετε να επεξεργαστείτε το αρχικό εξαγόμενο κείμενο για να κάνετε τη συνομιλία να φαίνεται πιο ξεκάθαρη.
Για μια ομάδα με συνεχή δραστηριότητα, χρησιμοποιήστε συνεπές σύστημα ονομασίας και ευρετήριο των εξαγόμενων περιόδων. Μια σύντομη σημείωση που εξηγεί το όνομα της ομάδας, την ημερομηνία εξαγωγής και την επιδιωκόμενη κάλυψη βοηθά άλλον αναγνώστη να καταλάβει το αρχείο χωρίς υποθέσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να αποθηκεύσω ομαδική συνομιλία αντί για συνομιλία μεταξύ δύο ατόμων;
Επιλέξτε την επιθυμητή ομάδα στο ChatVault ενώ είναι διαθέσιμη στο WhatsApp Web και εκτελέστε την εξαγωγή. Επαληθεύστε το όνομα της ομάδας και μερικά γνωστά μηνύματα στο αρχείο που κατεβάσατε.
Μπορώ να μοιραστώ την εξαγόμενη ομάδα με όλους;
Λάβετε υπόψη την ιδιωτικότητα της συνομιλίας και τα δικαιώματα των συμμετεχόντων πριν την κοινή χρήση. Περιορίστε τα συνημμένα και τα προσωπικά στοιχεία στους παραλήπτες που πρέπει να τα λάβουν.